Comment Être un(e) Coach Organisé(e)

Ecoutez à place de lire 🙂

Je vais parler directement de la façon d’organiser un programme d’entraîneur ou d’instructeur d’équitation ici, donc cela comprendra la configuration de l’étable, l’organisation du harnachement, le placement des alliés ainsi que la planification des leçons et des créneaux d’entraînement, mais la plupart de ces concepts pourraient être utilisé pour toute entreprise basée sur rendez-vous.

Ce message comprendra également les mesures organisationnelles supplémentaires que j’ai prises après COVID-19, pour assurer que tout le monde est en sécurité et en toute tranquillité d’esprit tout en gardant le flux de leçons relativement le même.

Avant de commencer, je veux faire une petite note pour les nouveaux instructeurs et entraîneurs là-bas. Les gens vont toujours se plaindre, vous aurez toujours quelqu’un qui pense que vous devez personnaliser l’ensemble de la structure de votre entreprise pour répondre à leurs besoins, je le vois tellement dans cette industrie. Parce que les clients nous considèrent comme des individus plus qu’une «école», ils respectent beaucoup moins les règles et les systèmes.

Trouvez ce qui vous convient et respectez vos armes. Les gens s’adapteront. Si vous souhaitez apporter des modifications à une base de clients existante, faites-le progressivement et avertissez-le, soyez ouvert à la rétroaction, mais ne supprimez pas les idées qui, vous le savez, vous faciliteront les choses simplement parce qu’une seule personne s’est plainte.

C’est parti! …

Planification de l’application et calendriers partagés en ligne

Il existe de nombreuses applications d’agenda et de planification, mais une chute majeure est que bon nombre d’entre elles ont de très mauvais pépins en ce qui concerne les événements récurrents.

Toutes mes leçons se déroulaient de semaine en semaine, ce qui signifie que les clients m’appelaient ou que je les appelais pour organiser une nouvelle leçon chaque semaine. Ne faites pas cela! Cela semble bien lorsque vous débutez, mais vous commencerez à vous épuiser rapidement face à toutes les contraintes liées aux changements d’horaire constants et au manque de cohérence, sans parler du temps de cisaillement et de l’énergie nécessaires pour gérer ce type d’horaire. votre entreprise peu rentable très rapidement. N’oubliez pas que lorsque vous travaillez pendant 2 heures tout en regardant Netflix sur le canapé, vous vous « payez » toujours techniquement, donc si vous ne gagnez qu’une seule leçon d’une heure ce jour-là, vos bénéfices disparaissent simplement lorsque vous passez ce temps supplémentaire en travaillant.

La meilleure application que j’ai trouvée jusqu’à présent est Google Calendar, elle offre une application mobile stable et une version Web, elle peut être intégrée à votre site Web, utilisée avec d’autres applications et est facile à partager avec d’autres.

Il est également stable pour les événements récurrents, maintenant mon horaire se compose de leçons récurrentes hebdomadaires ou bihebdomadaires qui se répètent automatiquement dans mon calendrier.

Mon calendrier est également partagé sur mon site Web sur une page privée pour mes étudiants, et ils peuvent l’ajouter à leur propre horaire en utilisant une invitation que je leur offre.

J’ai 4 calendriers différents que je gère dans Google Calendar pour mon entreprise, ce qui semble beaucoup, mais cela me facilite la vie et le travail. Le premier est mon travail personnel, tous les cours y sont programmés, je marque le nom de l’élève et les 3 premières lettres du nom du cheval, ainsi que l’adresse de la grange.

Le deuxième calendrier est pour mes étudiants sur place, qui comprend les mêmes informations que ci-dessus, sauf aucune adresse et j’ajoute lorsque le temps de préparation commence, car l’heure prévue est toujours le début de l’heure « arène ». Le troisième est pareil mais pour mes élèves hors de l’ecurie et le quatrième marque seulement les bloque de temps pour tous les cours de la journée confondus pour les pensionnaires.

Planificateur papier

Depuis que j’ai rencontré un bogue avec iCal (avant de passer à Google) et perdu tous mes rendez-vous, j’utilise une sauvegarde du planificateur papier. J’utilise les planificateurs simplifiés (version hebdomadaire) d’Emily Leah qui peuvent être trouvés sur Amazon.

Chaque semaine, je remplis le contenu de mon calendrier Google et j’ajoute également toutes les tâches de la semaine. Comme la plupart de mes rendez-vous sont hebdomadaires, cela me donne un niveau de sécurité supplémentaire en cas de perte de mes informations.

Tableau du système de planification

Ceci est important, même si vous ne nous utilisez qu’un planificateur papier ou un calendrier numérique et pas les deux, vous avez absolument besoin d’un tableau du système de planification pour suivre où se trouvent les leçons.

Maintenant une petite mise en garde ici, ne prenez en aucun cas des rendez-vous personnalisés! Cela rendra si difficile l’organisation et l’optimisation de votre temps et les gens attendront constamment de plus en plus de flexibilité de votre part. Je l’ai fait pendant mes 3 premières années d’enseignement, et plus je devenais grand, plus c’était un cauchemar.

Au lieu de cela, j’ai maintenant des horaires de cours, des jours et des plages horaires que les élèves peuvent choisir. Je reçois de nouveaux clients qui se plaignent parfois qu’il n’y en a pas un qui fonctionne pour eux, mais ça va. La majorité des gens pensent que cela est parfaitement logique, car c’est ainsi que cela fonctionne partout ailleurs dans le monde.

J’ai un graphique qui affiche le places vide sans les noms démonstratifs, puis j’en ai un autre qui a le nom de tout le monde dans le plagues qu’ils ont choisie. Ce n’est pas un horaire, mais plutôt un organigramme pour que je puisse voir où tout le monde est censé se trouver s’il arrive d’avoir une leçon ce jour-là. Ce système est génial après une longue pause comme nous venons de le faire depuis l’accouchement. Lorsque nous avons dû fermer, j’ai supprimé toutes mes entrées de calendrier récurrentes pour les leçons.Au moment où je pouvais ouvrir, je ne me souvenais plus de la date de mes leçons.Je me suis donc référé à mon tableau et j’ai commencé à reprogrammer la même leçon. créneaux que j’avais avant que mes clients sont devenus disponibles pour commencer.

J’utilise également un tableau similaire pour organiser le reste de ma vie, et je m’assure qu’un calendrier auquel je pense correspondra réellement à celui existant.

Pages de ressources

Toutes les pages de ressources! Même si vous donnez à chaque élève toutes les informations dont il aura besoin au début de ses cours, il le perdra, l’oubliera, ne le lira pas ou affirmera que vous ne lui avez jamais dit. Cela est particulièrement frustrant pour des choses comme les politiques d’annulation lorsque les gens refusent de payer parce qu’ils prétendent ne jamais être nouveaux.

Donc, ma solution est les pages de ressources, j’en ai plusieurs et la plupart d’entre elles sont contenues dans la zone client de mon site Web, qui est réservée aux clients actuels. J’en ai aussi un autre qui est dédié aux changements post COVID. Cela le rend beaucoup plus facile, car lorsque vous posez des questions, vous pouvez simplement les renvoyer à la page. Les miens ont tout, des calendriers intégrés, des vidéos, des formulaires d’inscription, des instructions, des liens externes pour les achats, etc.

Réseaux sociaux

Les médias sociaux sont excellents, en particulier pour créer un sentiment de communauté parmi vos élèves et leurs parents. Je travaille toujours là-dessus, mais j’ai essentiellement une page Facebook, un compte Instagram, un compte YouTube et un groupe Facebook. Cela semble beaucoup, mais la plupart du temps, je ne fais qu’un seul message et il est publié sur toutes les plateformes.

J’utilise également des publicités Facebook et j’ai eu beaucoup de succès à embarquer de nouveaux clients avec elle, je fais des publicités ciblées pour les personnes à une distance raisonnable en voiture de la ferme.

Une erreur que je vois beaucoup de gens faire, et qui fait vraiment mal aux clients potentiels, et c’est de faire votre propre profil personnel dans votre page d’entreprise en changeant « votre nom ». Cela a l’air tellement, tellement mauvais, ce n’est pas professionnel et semble pour le moins obscur.

Je sais que cette habitude vient principalement d’un manque de connaissances, et la tâche de créer une page d’entreprise semble intimidante, mais c’est en fait aussi simple que de créer votre propre profil sur Facebook, que si vous changez de nom, vous le savez déjà comment faire!

Lorsque vous choisissez la plate-forme que vous souhaitez utiliser, il est important de comprendre les données démographiques qui y sont attachées. Vous vous sentez peut-être déjà à l’aise avec l’un ou l’autre, mais vous pourriez par inadvertance ne distinguer que la moitié de vos clients potentiels ou même les clients existants.

Facebook est principalement des adultes, la plupart des adolescents et certains enfants auront des comptes, mais ils ne les utilisent pas activement comme Instagram, TikTok ou SnapChat. Personnellement, je n’ai pas SnapChat ou TikTok, je ne suis tout simplement pas un fan de ces plates-formes, mais si vous êtes à l’aise avec elles, ce seraient de bonnes plates-formes à avoir si vous avez beaucoup d’étudiants adolescents.

C’est un excellent moyen de diffuser des informations, j’envoie des e-mails à tous mes clients mais je publie également ces informations sur les réseaux sociaux pour m’assurer que tout le monde les voit.

Services de messagerie électronique

Lorsque j’ai commencé à utiliser le courrier électronique pour la plupart de la correspondance de mes clients, j’envoyais simplement des courriels réguliers et j’ajoutais manuellement la trentaine de courriels à la liste à chaque fois.

Le problème est que celui-ci est fastidieux et ennuyeux et laisse le potentiel de manquer à certaines personnes, mais ce n’est pas très privé car tout le monde sur cette liste peut voir l’adresse e-mail de tout le monde, et s’il appuie sur répondre tous par accident, tout le monde voit leur réponse.

J’ai essayé différents services de messagerie et j’ai atterri sur MailChimp comme la meilleure plate-forme gratuite du marché. Il est facile à utiliser, la version gratuite a beaucoup de fonctionnalités et permet une large base de clients avant d’avoir à mettre à paié.

Un gros bonus supplémentaire à l’utilisation de Mailchimp est qu’il permet de suivre qui a ouvert les e-mails, s’ils sont allés à la poubelle et s’ils ne sont pas parvenus au client. Vous pouvez également renvoyer un e-mail uniquement aux personnes qui ne l’ont pas ouvert.

J’ai eu dans le passé des clients pas si gentils qui essayaient de me manipuler en disant qu’ils n’avaient jamais reçu mes e-mails, et une fois que je suis passé sur cette plate-forme, j’ai pu voir qu’ils l’avaient effectivement ouverte et à quelle heure. Il est donc mieux organisé pour tout le monde mais ajoute également un niveau de sécurité supplémentaire pour moi, afin que les gens ne puissent pas mentir aussi facilement.

Time Blocks

J’en ai parlé un peu dans la section ci-dessus à propos de mon système de planification, mais je voulais obtenir un peu plus de détails sur la façon d’utiliser les blocs de temps.

Le blocage du temps est la technique de planification où vous mettez de côté un certain temps juste pour une tâche, mais ce n’est pas nécessairement une tâche qui doit être planifiée, ce pourrait être le genre de chose que nous dirions simplement « oh ouais je besoin de travailler là-dessus quand j’ai une minute « . À quand remonte la dernière fois que vous avez fait cela? Vous êtes arrivé à une tâche à laquelle vous aviez demandé de vous déplacer?

C’est là que le blocage du temps intervient, par exemple ce matin alors que j’écris ceci, j’arrive à la fin de mon bloc horaire pour écrire sur mon blog que j’ai programmé cette semaine pour jeudi entre 4h30 et 5h30.

La façon dont cela aide avec les leçons, c’est que je vois beaucoup de gens qui planifient leurs leçons consécutivement sans temps entre les deux, cela peut fonctionner mais il y aura inévitablement des retards et vous ne finirez jamais par terminer votre journée quand vous pensez que vous le ferez.

Personnellement, je préférerais de beaucoup planifier une journée un peu plus longue, puis penser que j’en ai eu une plus courte et être constamment déçu!

J’ai donc deux types de blocs de cours. Avec aide à la préparation et sans aide à la préparation. Les leçons avec aide ont 30 minutes entre elles et la précédente, et les leçons sans aide commencent en même temps que la précédente. Je continue avec des leçons d’aide pour les étudiants plus petits ou moins expérimentés qui ont besoin d’aide pour attraper ou seller leurs chevaux, et sans aide pour les étudiants autonomes.

Horaire du tableau noir pour la journée même

C’est l’une des parties les plus simples de l’organisation de mon emploi du temps, mais la plus cruciale. J’avais l’habitude de recevoir beaucoup de SMS et d’appels téléphoniques de mes élèves oubliant à quelle heure leur cours avait commencé (même après leur arrivée) et quel cheval ils étaient censés obtenir. La plupart des étables ont ce système ou un système similaire déjà en place, mais si vous ne le faites pas, vous voudrez!

Avant l’arrivée des élèves, je marque l’heure de début de la leçon, le nom de l’élève, le nom du cheval et l’endroit où il est censé préparer son cheval.

Stations de préparation

C’est une idée que j’ai eue pour aider à gérer les protocoles post COVID. L’écurie où je travaille comme 6 options pour attacher un cheval. Il y a deux poteaux d’attache à l’avant de l’écurie et 4 traverses à l’intérieur. J’ai imprimé de grands chiffres, les ai plastifiés et les ai agrafés aux murs.

Nettoyage des harnachements

Il s’agit d’une autre précaution supplémentaire que j’ai mise en œuvre après COVID, mais qui continuera probablement après la levée de toutes les restrictions. Je fournis un nettoyant pour harnachements et des essuie-tous pour essuyer les harnachement après chaque leçon. Les étudiants sont demandés à faire cela au lieu de balayer, en échange je balaye après que les leçons soient terminées.

La désinfection après la leçon

Encore une fois, les protocoles Post COVID, mais je continuerai probablement à le faire, car j’ai réalisé que c’est une très bonne pratique à avoir, même juste pour éviter le rhume. Je fais vaporiser du Lysol en aérosol et je marche dans l’étable après que tout le monde a quitté et désinfecté toutes les surfaces couramment touchées. Interrupteurs, poignées de porte, etc.

Equipement à acheter par les clients

Comme autre précaution sanitaire, j’ai demandé à mes élèves d’acheter leurs propres brosses et ensembles de cordes licou et laisse et casques pour mes élèves.

Rotation de la charge de travail du cheval

Les chevaux de cours sont des saints, ils le sont vraiment! Ils obtiennent parfois une mauvaise réputation parce qu’ils peuvent être persévérants mais pour une bonne raison, ils doivent faire face à beaucoup!

Ils ont un travail très monotone, qui demande un niveau de patience extrême, qui parfois dépasse le mien!

Il est important de connaître vos chevaux de cours, ce qu’ils peuvent gérer et le type de travail dans lequel ils excellent. J’ai des chevaux qui réussissent le mieux si leurs leçons sont consécutives, puis ils sont faits pour la journée et d’autres qui réussissent mieux s’ils ont une pause. Certains fonctionnent bien avec une charge de travail plus haut et d’autres avec des charges plus légères. Et si j’ai des chevaux qui commencent à montrer des signes de besoin d’une pause, et les alterner avec des chevaux qui ont besoin d’un peu plus de travail.

Plans de cours

Quand j’ai commencé, mes plans de cours étaient très complexes et détaillés mais finalement ce n’est plus nécessaire. Lorsque j’apprenais à devenir entraîneur, on m’a dit que les plans de leçon devaient être structurés de manière à ce que tout autre entraîneur puisse travailler pour vous. Mais ce n’est vraiment pas une situation qui se présenterait dans mon lieu de travail, c’est donc un peu une perte de temps.

Au lieu de cela, je fais des plans de leçon comme celui-ci, juste une structure de base pour ce que je veux me concentrer sur ce mois et pourquoi. J’ajoute également des devoirs mensuels et un projet mensuel qui est présenté lors d’une réunion zoom.

Journal de leçon

Les deux premières années que j’ai enseignées, je n’avais pas beaucoup d’étudiants, et à la fin de chaque année, je revoyais mon calendrier et notais chaque leçon que je donnais et le montant, etc. pour mes impôts et pour donner au propriétaire d’étable pour ses dossiers.

Ce processus minutieux a pris des heures et était pour le moins ennuyeux. Maintenant, j’ai un système simple où, leçon par leçon, j’entre les détails de chaque leçon dans ce journal …

Ensuite, chaque mois, je prends ces entrées et les mets dans un journal pour chaque élève. J’utilise des chiffres pour les deux, et dans le journal à long terme, j’ai un onglet pour chaque étudiant, ce qui facilite la distribution des reçus de fin d’année.

Document du maître entraîneur

Cela m’amène à ma fierté et à ma joie de mes compétences organisationnelles. Mon document maître. J’ai un document à guichet unique avec toutes les informations dont j’ai besoin pour donner une leçon. Plans de cours, devoirs, journaux temporaires, contacts d’urgence et plus encore.

Contacts d’urgence

Lorsque mes étudiants s’inscrivent à des cours, on leur demande dans mon formulaire d’inscription à Google Forms de répertorier quelques contacts d’urgence, puis je les place dans une grille avec le nom des étudiants et les informations de contact d’urgence après. Cette grille est le premier onglet de mon document maître.

En profiter de la technologie

J’utilise autant que possible la technologie, cela me facilite beaucoup la vie et mes étudiants bénéficient également de l’organisation. Cela me permet également de maintenir une base de clients plus importante sans s’épuiser.

Voici les principaux programmes que j’utilise …

  • iCloud – tous mes documents sont stockés ici, donc je peux y accéder depuis tous mes appareils
  • iPhone – Je l’utilise pour accéder à mes documents pendant les cours
  • Numéros et Pages – Pour créer des grilles et des documents
  • Google Drive – Pour stocker des documents qui seront distribués aux étudiants, afin que je puisse facilement partager un lien vers ces étudiants ainsi que créer des formulaires pour les inscriptions, les sondages etc.
  • Google Calendar – J’ai plusieurs calendriers comme discuté ci-dessus, j’ai un des miens, un pour les étudiants sur place, un pour les étudiants hors site et un pour les pensionnaires de la grange où je travaille au le plus.

Bien sûr, tous les programmes équivalents d’autres marques fonctionneraient également, mais je trouve qu’Apple et Google sont les plus fiables, faciles à utiliser et plus facilement partagés entre les appareils.

J’ai aussi maintenant un haut-parleur et un speaker et ils sont incroyables. Coût minime, mais ils facilitent la projection de ma voix jusqu’au bout de l’arène.

Batterie de secours

Si vous utilisez la technologie ou même si vous comptez simplement sur le téléphone portable pour les appels d’urgence, vous avez besoin d’une batterie de secours. Il s’agit d’un petit appareil que vous chargez à la maison et que vous pouvez brancher sur n’importe quel appareil pour le recharger.

Sauvegardes analogiques

Conservez les sauvegardes papier et analogiques de tout. Au cas où. La technologie est géniale, mais elle ne fonctionne pas toujours.

Équipement de protection individuelle (EPI)

J’ai maintenant des masques réutilisables pour moi, ainsi que des masques jetables au cas où un élève oublie le leur. J’ai également un désinfectant pour les mains et une bombe aérosol de Lysol dans mon sac d’enseignement en tout temps pour que les étudiants se lavent les mains à l’arrivée et au départ et pour moi de désinfecter les surfaces couramment touchées après les cours.

J’espère que cela vous a été utile, si vous avez des questions, n’hésitez pas à demander!

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